No Microsoft Office Outlook 2007, é possível especificar que para todas as mensagens enviadas por você uma cópia oculta automática (Cco) seja enviada a outras pessoas ou listas de distribuição.
Um cenário em que esta regra é útil é quando todos os membros de uma equipe são responsáveis por responder a mensagens de email de entrada, como em um centro de suporte. Quando um membro da equipe responde, os outros membros recebem automaticamente uma cópia da resposta, o que mantém todos informados sobre as comunicações em andamento.
Primeiro será necessário criar uma regra para enviar automaticamente uma cópia oculta (Cc) de todas as mensagens de email que você envia.
Esta regra em particular é denominada regra do lado do cliente. Uma regra do lado do cliente somente é executada no computador em que foi criada e apenas se o Outlook estiver em execução. Se você fosse enviar uma mensagem de email usando a conta de email em um computador diferente, a regra só seria executada desse computador depois que fosse criada nele. É necessário criar essa mesma regra em cada computador em que você pretenda usá-la.
1. 1. Em Email, no menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.
2. Na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.
3. 3. Na caixa de diálogo Assistente de Regras, em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens após enviar e clique em Avançar.
3. 4. Clique em Avançar.
Uma confirmação será exibida, informando que esta regra será aplicada a todas as mensagens que você enviar. Clique em Sim.
5. 5. Etapa 1: selecione as ações, marque a caixa de seleção Cc a mensagem para pessoas ou lista de distribuição.
6. 6. Etapa 2: edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), clique em pessoa ou lista de distribuição.
6. 7. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, clique em um nome ou lista de distribuição e em Para. Repita esta etapa até que todos os nomes ou listas de distribuição que você deseja adicionar tenham sido incluídos na caixa Para.
8. Clique em OK.
6. 9. Na caixa de diálogo Assistente de Regras, clique em Avançar.
6. 10. Clique em Avançar.
6. 11. Etapa 3: especifique um nome para esta regra, digite um nome que você reconhecerá para esta regra.
12. 12. Clique em Concluir.
Agora, sempre que você enviar uma mensagem, quer ela seja nova ou uma resposta ou o encaminhamento de uma mensagem recebida, as pessoas ou as listas de distribuição especificadas na regra serão adicionadas automaticamente como um destinatário Cc. Você não verá os nomes das pessoas ou listas de distribuição na linha Cc enquanto escrever a mensagem, mas os destinatários dela verão esses nomes.
Para não ter que enviar uma cópia oculta automaticamente, primeiro desative a regra.
1. 1. Em Email, no menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.
1. 2. Na guia Regras de Email, em Regra, desmarque a caixa de seleção da regra criada anteriormente.
1. 3. Clique em OK.
Agora você pode enviar uma mensagem sem a regra Cc automática de enviar uma cópia para outras pessoas ou listas de distribuição. A regra permanecerá desativada até você voltar à caixa de diálogo Regras e Alertas e habilitá-la novamente.
DICA: Para conhecer uma forma mais rápida de desativar essa regra por mensagem, consulte o próximo post, "Usar uma categoria para desativar a cópia oculta automática por mensagem".
Nenhum comentário:
Postar um comentário